Unterweisungen mit der Software für Arbeitsschutzmanagement – der hse-MANAGER behält alles im Blick

Alle Unterweisungen zentral verwalten: Pforte, Sicherheitsfachkräfte und Standortleiter arbeiten im hse-MANAGER auf einer gemeinsamen Oberfläche – mit klaren Rollen, Echtzeit-Transparenz und automatisiertem Reporting.

hse-MANAGER als Software für Arbeitsschutzmanagement

Ein Beispiel aus der Praxis

Sicherheitsfachkräfte, Standortleiter und Mitarbeitende an der Pforte nutzen den hse-MANAGER, um Unterweisungen zentral zu verwalten und Nachweise in Echtzeit einzusehen.
Beim Check-in kann die Pforte sofort prüfen, ob eine Person eine gültige Unterweisung besitzt oder ob sie gesperrt ist. Über definierte Rollen und Rechte werden Zugriffsbereiche klar getrennt. Somit hat der Pförtner nur Einsicht auf das Wesentliche wie die aktuellen Zertifikate. Währenddessen hat der Sicherheitsbeauftragte bzw. Standortleiter mehr Zugriffsrechte und kann z.B. umfassende Auswertungen durchführen.
Alle Daten laufen in einem Dashboard zusammen, das anzeigt, welche Unterweisungen aktuell gültig sind, welche bald ablaufen und wo Handlungsbedarf besteht.

Vorteile der Nutzung einer Software für Arbeitsschutzmanagement

  • Zentrale Verwaltung aller Unterweisungen: Alle Standorte, Mitarbeitenden und Nachweise in einer Oberfläche – klar strukturiert und jederzeit abrufbar.

  • Echtzeit-Transparenz: Pforte, Sicherheitsfachkräfte und Standortleiter sehen sofort, wer gültig unterwiesen ist oder wo Handlungsbedarf besteht.

  • Klare Rollen und Rechte: Zugriff nur auf die jeweils relevanten Daten – für mehr Datenschutz, Struktur und Verantwortlichkeit.

  • Automatisches Reporting: Durch automatische Reports und Exporte (CSV/PDF) können Nachweise standortübergreifend ausgewertet und archiviert werden – vollständig digital, ohne Excel-Pflege und ohne manuelle Nachverfolgung.

  • Mobil und flexibel: Zugriff über PC, Tablet oder Smartphone – ideal für den Einsatz an Pforte, im Büro oder unterwegs.

So funktioniert die Software:

Infografik Vorab-Unterweisung von zu Hause aus

Mitarbeitende oder Fremdfirmen erhalten den Unterweisungslink per E-Mail oder QR-Code.
Die Schulung kann direkt im Browser gestartet werden – ohne Installation oder lokale IT.

Infografik: Unterweisungstatus um hse-MANAGER einsehen

Der Administrator kann im hse-MANAGER den aktuellen Unterweisungsstatus aller Arbeiter einsehen (bestanden, abgebrochen oder nicht bestanden).

Infografik Zertifikat im hse-MANAGER einsehen

Nach der erfolgreichen Unterweisung wird automatisch ein Zertifikat als PDF erzeugt, das direkt im hse-MANAGER eingesehen und verwaltet werden kann – zentral, digital und DSGVO-konform.

Über automatische Reports und Exporte (CSV/PDF) werden alle Nachweise standortübergreifend ausgewertet – transparent, revisionssicher und ohne manuellen Aufwand.

FAQs zur Unterweisung unserer Software für Arbeitsschutzmanagement:

HSE-Management so einfach wie möglich und so flexibel wie nötig. Damit Ihr System vor Ort reibungslos läuft, haben wir die wichtigsten Fragen zum technischen Aufbau und zur Behandlung sensibler Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden zusammengefasst.

In der Software für Arbeitsschutzmanagement (dem hse‑MANAGER) werden Unterweisungen nicht abgespielt, sondern verwaltet und dokumentiert (Standorte, Mitarbeiterübersicht, Unterweisungsstatus und Fristen).
Hier können Sie auch die Zertifikate einsehen und runterladen. 
Die Durchführung der Unterweisungen erfolgt online in der Applikation hse‑COACH. Inhalte bestehen aus Kursmodulen mit erklärenden Videos, Audios oder Folien (z. B. PowerPoint‑Slides).

Ja. Ihre Unterweisungen werden von uns in die Software für Arbeitsschutzmanagement eingespielt.
Die Inhalte können Videos, Audios, Dokumente oder Slides (z.B. Powerpoint Folien) sein.
Ausserdem können Sie ihre eigenen Fragebogen Katalog (Quiz) erstellen zur Wissensabfrage am Ende der Unterweisung.

Die Unterweisungsapplikation vor Ort hse‑COACH protokolliert Teilnahmen/Abschlüsse je Kursmodul (inkl. Zeitstempel und zugeordneter Person) und übergibt diese Daten an den hse‑MANAGER.
Im hse‑MANAGER stehen Übersichten/Dashboards, Filter (z. B. Standort) sowie Exporte (z. B. PDF/CSV) zur Verfügung, um Nachweise für Audits oder interne Reports bereitzustellen.

Ja. Auf den hse-MANAGER von impulsmedia (unsere Software für Arbeitsschutzmanagement) können Administratoren mobil per Browser zugreifen, sofern sie als Benutzer registriert und berechtigt sind.
Die Unterweisungen selbst laufen digital und online – zeit- und ortsunabhängig – in der hse-COACH-Applikation, sodass Mitarbeitende ihre Unterweisungen auch außerhalb des Arbeitsplatzes absolvieren können.

Ja. In der Software für Arbeitsschutzmanagement, dem hse-MANAGER von impulsmedia, können Sie – in Verbindung mit den Add-ons hse-CHRON und hse-GATE – nachvollziehen, ob ein Mitarbeiter nach abgeschlossener Unterweisung tatsächlich auf dem Betriebsgelände arbeitet.

  • Der hse-COACH liefert den Unterweisungsstatus (z. B. „unterwiesen / gültig bis …“).

  • hse-CHRON und hse-GATE erfassen Arbeitszeit- bzw. Zutritts- und Geländedaten.

  • Im hse-MANAGER werden diese Informationen verknüpft, sodass Sie z. B. sehen können:
    „Mitarbeiter unterwiesen“ und „aktuell/zu diesem Zeitpunkt auf dem Betriebsgelände anwesend“.

So lässt sich technisch sauber abbilden, dass nur unterwiesene Mitarbeitende auf dem Betriebsgelände eingesetzt werden.

Ja. In der Software für Arbeitsschutzmanagement, dem hse-MANAGER von impulsmedia, können sowohl die Geschäftsleitung als auch der Pförtner Zugriff erhalten – jedoch mit unterschiedlichen Rollen und Rechten.

  • Es gibt eine rollenbasierte Rechtevergabe (Role-Based Access Control).

  • Die Geschäftsleitung kann z. B. Rollen mit Leserechten auf Kennzahlen, Reports, Nachweise und Compliance-Status erhalten.

  • Der Pförtner kann eine separate Rolle (z. B. „Pforte/Werkschutz“) bekommen, mit der er nur die für ihn relevanten Informationen sieht, z. B. ob eine Person gültig unterwiesen ist (in Verbindung mit hse-COACH, hse-CHRON, hse-GATE).

So bleibt die Software für Arbeitsschutzmanagement zentral, aber die Zugriffe sind fein granuliert steuerbar – passend zur jeweiligen Funktion im Unternehmen.

Der hse-MANAGER ist eine 100 % cloudbasierte SaaS-Lösung, die ohne lokale Installation funktioniert. Alle personenbezogenen Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und können – je nach Konfiguration – automatisch gelöscht oder optional im hse-MANAGER auf einem deutschen Server gespeichert werden mit individuellen Löschfristen.

Optionen & Erweiterungen:

Evakuierung Baustelle Übersicht behalten mit hse-IDENT

Mobile Personenkontrolle & Selbstauskünfte mit hse-IDENT

Fremdfirmenmitarbeiter hse-Chron Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung & Anwesenheitskontrolle mit hse-CHRON

hse-GATE Zutrittskontrolle LKW

Automatische Zutrittskontrolle am Werkstor mit hse-GATE

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